Modelový scénář
Firma vyrábějící okna a dveře: deset evidencí kolem jedné zakázky.
Firma vyrábí a montuje okna, dveře, parapety a stínicí techniku. Obchod pracuje s poptávkami, technik se zaměřením, výroba s podklady, sklad s materiálem, montáž s termíny a administrativa s doklady. Každý má svůj nástroj, ale zákazník řeší jednu zakázku. Právě tady dává sjednocení aplikací do Manageo největší smysl.
Před Manageo
Tady je problém opravdu v tom, že firma používá moc oddělených míst.
Poptávka je v tabulce, nabídka v PDF složce, termín zaměření v kalendáři, fotky v telefonu, výroba dostane e-mail, sklad má vlastní sešit, montáž jede podle chatu a fakturace čeká na ruční předání. Když se změní zadání, musí se změna trefit do všech těchto míst.
Práce běží, ale informace se tříští na více míst.
Obchodník připraví nabídku podle prvního zadání a uloží ji do složky. Technik po zaměření doplní rozměry, fotky a poznámky, ale část informací pošle e-mailem a část zůstane v telefonu. Výroba potom nemusí vědět, která verze nabídky je poslední.
Sklad kontroluje materiál ve vlastní tabulce, montážní parta dostává instrukce přes chat a administrativa čeká, až jí někdo potvrdí, že je hotovo. Pokud zákazník změní barvu, doplněk nebo termín, změna se musí ručně propsat do několika míst.
Když zákazník volá, obchodník nevidí jeden stav zakázky. Musí hledat v e-mailu, ptát se výroby, ověřovat sklad a volat montážní partě. Ne proto, že by firma neměla data, ale proto, že jsou rozházená.
Informace drží pohromadě jeden systém.
Manageo nahradí hlavní provozní tabulky a oddělené evidence jedním místem pro zakázku. Kontakt, obchod, nabídka, zaměření, projekt výroby, montážní úkoly, skladové návaznosti, soubory a faktura jsou propojené v jednom toku.
Změna v zadání se neztratí v e-mailu. Je u konkrétní zakázky, má odpovědnou osobu a může z ní vzniknout úkol pro výrobu, sklad nebo montáž. Každý tým tak pracuje se stejnou verzí reality.
Firma tím nezíská jen hezčí CRM. Získá společné pracovní místo, kde obchod vidí výrobu, výroba vidí zaměření, montáž vidí poslední podklady a administrativa vidí, co může fakturovat.
Průchod práce
Jedna zakázka místo řetězu tabulek, e-mailů a složek.
Tento scénář je záměrně o sjednocení aplikací. U výrobce oken a dveří totiž největší ztráty vznikají tím, že každý krok žije v jiném nástroji.
Poptávka
Obchodník založí klienta, příležitost, očekávaný rozsah a další krok.
Zaměření
Technik doplní přesné rozměry, fotky, rizika stavby a případné změny proti nabídce.
Schválení
Nabídka dostane finální podobu, cenu, termín a potvrzené varianty.
Výroba
Projekt rozdělí práci na výrobní úkoly, kontrolu materiálu a interní deadliny.
Montáž
Parta vidí poslední podklady, adresu, checklist, fotky a informace o připravenosti stavby.
Předání
Po dokončení se doplní předávací informace, fotky, případné vady a podklady pro fakturu.
Poptávka, nabídka a zaměření patří k sobě.
Bez Manageo vzniká poptávka v jedné evidenci, nabídka v jiné složce a zaměření v další komunikaci. Přitom jde pořád o jednu zakázku jednoho zákazníka.
V Manageo se první kontakt, obchodní příležitost, technické zaměření, poznámky, fotky a nabídka drží pohromadě. Výroba i montáž se tak neopírají o přeposlané soubory, ale o aktuální zakázkový kontext.
Výroba, sklad a montáž nejsou oddělené světy.
Výroba potřebuje vědět, co se má vyrobit. Sklad potřebuje vědět, co bude potřeba. Montáž potřebuje vědět, kdy a kam jet. Pokud se to řeší třemi nástroji, každá změna vytváří riziko.
Manageo dá těmto týmům společnou zakázku. Výrobní úkol, skladová položka, montážní termín, auto, fotky a předávací poznámka mají jedno místo, kde se dají dohledat.
Fakturace a reklamace nemusí začínat dohledáváním.
Administrativa často čeká na potvrzení, že montáž proběhla, co se dodalo a zda něco zůstává otevřené. Stejně tak reklamace vyžaduje původní podklady, fotky a historii komunikace.
Když je zakázka v Manageo, faktura i pozdější servis vychází ze stejných dat. Není nutné skládat realitu z e-mailu, telefonu, PDF a paměti lidí.
Výsledek scénáře
Tady Manageo pomáhá hlavně tím, že nahradí roztříštěný provoz jedním pracovním systémem.
Méně přepisování
Poptávka, nabídka, zaměření, výroba, montáž a faktura nevznikají v oddělených evidencích.
Jedna aktuální zakázka
Každý tým vidí stejný stav, poslední podklady a návaznosti, které se ho týkají.
Méně dohledávání
Obchodník, výroba, montáž i administrativa nemusí skládat odpověď z deseti míst.