1. Kdo je správcem vašich údajů
Správcem údajů o uživatelských účtech Manageo je Procodea Digital s.r.o., Nové sady 988/2, 602 00 Brno, IČO 139 76 982 (dále jen „my“ nebo „Manageo“).
S dotazy k soukromí se obraťte na info@manageo.cz.
Při registraci prosíme o potvrzení, že jste si tyto zásady přečetli. Nejde o souhlas se zpracováním: údaje potřebujeme především proto, abychom vám mohli založit a provozovat účet a plnit smlouvu.
2. Jaké údaje o uživateli účtu zpracováváme
| Údaje | Proč je potřebujeme | Právní základ |
|---|---|---|
| Název firmy, jméno administrátora, pracovní e-mail, role v účtu, jazyk a uživatelské nastavení | Založení firmy v Manageo, přihlášení, oprávnění, komunikace a provoz služby | Plnění smlouvy |
| Heslo v nevratné hashované podobě, ověření e-mailu, obnovovací a ověřovací tokeny | Zabezpečení účtu a ověření, že e-mail patří vám | Plnění smlouvy a náš oprávněný zájem na bezpečnosti |
| Zvolená profilová fotografie a případně kalendářový odkaz | Funkce, které si v účtu sami zapnete | Plnění smlouvy |
| Údaje o dvoufázovém ověření (šifrované tajemství a hashe záložních kódů) | Dodatečné zabezpečení účtu, pokud je aktivujete | Plnění smlouvy |
| Identifikátor a e-mail účtu Google | Volitelné propojení a přihlášení přes Google | Plnění smlouvy při použití této volby |
| Záznamy o důležitých akcích v aplikaci, včetně času, uživatele a IP adresy | Bezpečnost, dohledání změn, ochrana před zneužitím a řešení incidentů | Náš oprávněný zájem a plnění smlouvy |
| Komunikace s podporou, pozvánky, systémové e-maily a údaje o předplatném | Podpora, informování o účtu a správa smluvního vztahu | Plnění smlouvy; případně právní povinnost nebo oprávněný zájem při ochraně nároků |
Neprodáváme osobní údaje, nepoužíváme je k vlastní reklamě třetích stran a na jejich základě neděláme automatizovaná rozhodnutí s právním či obdobně významným dopadem na uživatele.
3. Volitelné funkce a propojení
Některé funkce zapnete jen vy nebo administrátor vaší firmy. Zpracovávají se pouze údaje nutné pro jejich fungování.
- Přihlášení přes Google: Google nám předá jedinečný identifikátor a e-mail přihlášeného účtu. Přihlášení přes Google samo o sobě nedává Manageo přístup k obsahu Gmailu, Disku ani Kalendáře.
- E-mailový účet: pokud ho připojíte přes IMAP/SMTP, aplikace pracuje s přihlašovacími údaji, nastavením účtu, zprávami a jejich přílohami, aby je mohla zobrazovat, synchronizovat a odesílat vaším jménem.
- Datová schránka: pokud ji připojíte, aplikace používá údaje nutné pro přihlášení a synchronizuje datové zprávy, metadata a přílohy.
- Newsletter: podle nastavení ukládá seznamy příjemců, obsah kampaní, stav doručení, odhlášení a údaje o otevření či prokliku. Za zákonný důvod rozesílky odpovídá vaše firma.
- API a webhooky: data mohou být na váš pokyn předána systému, jehož adresu nebo přístupový token nastavíte. Před zapnutím ověřte, komu data odesíláte a jak je tento systém chrání.
- Vytěžování přijatých faktur: zapnete-li tuto volitelnou funkci, údaje z faktury v rozsahu nutném pro její vytěžení zpracovává OpenAI.
4. Kdo může údaje dostat
Údaje zpřístupňujeme jen v nutném rozsahu:
- oprávněným pracovníkům Manageo, kteří zajišťují provoz nebo podporu;
- poskytovateli hostingu, databáze, záloh a systémových e-mailů: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Německo;
- společnosti Sentry pro monitoring chyb v aplikaci;
- společnosti Cloudflare pro provoz DNS;
- společnosti Google LLC při použití přihlášení přes Google;
- poskytovatelům, které si sami připojíte nebo nastavíte — například e-mailovému poskytovateli, informačnímu systému datových schránek, účetnímu systému, API, webhooku nebo službě pro vytěžování faktur.
Data ukládáme v Německu na serverech Hetzner ve Falkensteinu a Norimberku. Pokud by některý dodavatel předával údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zajistíme pro takový přenos zákonné záruky; u volitelně připojených služeb je nutné, abyste jejich podmínky a místo zpracování posoudili před zapnutím vy.
5. Jak dlouho údaje uchováváme
Údaje uživatelského účtu a data ve firmě uchováváme po dobu aktivního účtu. Po jeho ukončení postupujeme podle obchodních podmínek: umožníme export dat po dobu 30 dní a poté data účtu smažeme nebo anonymizujeme, pokud je nemusíme uchovat déle podle zákona.
Provozní a bezpečnostní záznamy, zejména auditní logy a IP adresy, uchováváme po dobu 3 měsíců. Údaje nutné pro účetnictví a ochranu právních nároků uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy nebo po dobu trvání promlčecí lhůty.
6. Jak účet chráníme
Používáme řízení přístupů podle rolí a oprávnění, oddělení dat jednotlivých firem, ověření e-mailu, hashování hesel, auditní log a možnost dvoufázového ověření. Přístup pracovníků Manageo omezujeme na situace, kdy je potřeba pro provoz, bezpečnost nebo podporu.
Bezpečnost je společná odpovědnost. Chraňte své heslo a záložní kódy, používejte dvoufázové ověření, přidělujte kolegům jen nezbytná oprávnění a při podezření na zneužití nás ihned kontaktujte na info@manageo.cz.
7. Práva uživatele účtu
Za podmínek GDPR můžete požádat o přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost. Můžete také vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádost pošlete na info@manageo.cz; ověříme vaši totožnost a odpovíme v zákonné lhůtě.
Pokud se domníváte, že s údaji zacházíme nesprávně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
8. Data, která do Manageo vkládá vaše firma
Tato část je důležitá pro firmy používající Manageo jako CRM. U osobních údajů, které do svého účtu vloží vaše firma — například údajů o klientech, obchodních kontaktech, zaměstnancích, dodavatelích nebo příjemcích newsletteru — je správcem vaše firma. Ona určuje, proč údaje používá, co do aplikace vloží a kdo k nim smí přistupovat.
Manageo tato data technicky ukládá a zpracovává pouze proto, aby poskytlo objednané funkce a podle pokynů firmy daných používáním aplikace, nastavením funkcí a požadavky na podporu. Patří sem zejména ukládání, zobrazování, třídění, vyhledávání, export, zálohování, synchronizace, odesílání zpráv na pokyn uživatele a výmaz.
Typicky mohou být zpracovány kontaktní a identifikační údaje, komunikace a e-maily, dokumenty a přílohy, údaje v úkolech, projektech, obchodech a poznámkách, fakturační a účetní údaje, docházka a odpracovaný čas, údaje z datových schránek, newsletterů, vozidel, majetku, API a vlastních polí. Rozsah vždy určuje firma, která data vložila.
Manageo tato data nepoužívá pro vlastní marketing, neprodává je ani z nich nevytváří vlastní databázi. Žádosti lidí, jejichž údaje jsou uloženy v CRM, vyřizuje především firma, která data do účtu vložila. V přiměřeném rozsahu jí při vyřízení takové žádosti pomůžeme.
Do CRM nevkládejte zvláštní kategorie osobních údajů nebo údaje o trestních věcech, pokud pro to nemáte jasný zákonný důvod, odpovídající zabezpečení a omezený přístup. Za zákonnost vložených dat, nastavení uživatelů, newsletterů a připojených služeb odpovídá vaše firma.
9. Změny těchto zásad
Pokud zásady změníme podstatným způsobem, upozorníme administrátora účtu e-mailem nebo přímo v aplikaci s přiměřeným předstihem. Aktuální znění bude vždy dostupné v aplikaci Manageo a na webu Manageo.cz.