Modelový scénář
Konzultační firma: lidé, kapacity, schválený čas a fakturace bez ruční rekonstrukce.
Firma dodává klientům konzultanty, analytiky a specialisty. Obchod domlouvá zakázky, delivery skládá tým, konzultanti vykazují čas, klient schvaluje práci a finance vystavují měsíční faktury. Hlavní problém je držet pohromadě kapacitu lidí, rozsah dohody, odpracovaný čas a fakturovatelný výstup.
Před Manageo
Firma má práci lidí prodanou na měsíce dopředu, ale přehled o kapacitě vzniká ručně.
Obchod ví, co slíbil klientovi. Delivery ví, kdo má volnou kapacitu. Konzultanti vědí, kde pracovali. Finance čekají na schválené hodiny. Když tyto informace nejsou propojené, firma nevidí včas přetížení, volnou kapacitu ani riziko nevyfakturované práce.
Práce běží, ale informace se tříští na více míst.
Obchod domluví rámcovou spolupráci a předá ji delivery týmu. Ten hledá vhodného konzultanta podle dostupnosti, seniority a znalosti klienta. Část informací je ve smlouvě, část v e-mailu a část v hlavě account managera.
Konzultant pracuje pro více klientů a vykazuje čas různě podle dohody. Někde se fakturuje hodinově, jinde paušálem, jinde podle milníků. Pokud není jasné, co už klient schválil, finance musí na konci měsíce dohledávat podklady.
Vedení potřebuje vědět, kteří lidé jsou vytížení, kde hrozí výpadek, která práce je už prodaná a kde vzniká nevyužitá kapacita. Bez společného systému je to spíš ruční plánování než řízení firmy.
Informace drží pohromadě jeden systém.
Manageo propojí obchodní příležitost, klienta, projekt, alokaci lidí, úkoly, výkazy času, schválení a fakturu. Delivery tak neplánuje jen podle pocitu, ale podle skutečné dostupnosti a závazků.
Konzultant vykazuje čas k projektu, klientovi nebo konkrétní práci. Manažer vidí, co je součást paušálu, co je nad rámec a co čeká na schválení. Finance získají podklady průběžně, ne až zpětně.
Firma získá přehled o obsazenosti, rentabilitě klientů, čekajících schváleních a práci, která by jinak zůstala mimo fakturaci.
Průchod práce
Od obchodní dohody přes alokaci lidí až po schválenou fakturu.
Tento scénář je o řízení kapacity a peněz v odborných službách. Manageo pomáhá hlídat, kdo má dělat jakou práci, v jakém rozsahu, komu se vykazuje a co se má fakturovat.
Příležitost
Obchod založí klienta, rozsah spolupráce, požadované role, sazby a očekávaný start.
Alokace
Delivery vybere lidi podle dostupnosti, seniority, znalostí a kolizí v kalendáři.
Projekt
Vznikne projekt nebo dlouhodobá služba s úkoly, dokumenty a odpovědnostmi.
Čas
Konzultanti vykazují práci k projektu, klientovi, paušálu nebo vícepráci.
Schválení
Manažer nebo klient potvrdí hodiny, výstupy a případné položky nad rámec.
Fakturace
Finance vystaví doklad z potvrzených podkladů a vidí, co zůstává otevřené.
Kapacita lidí je produkt, který firma prodává.
U konzultační firmy nejsou hlavním skladem krabice, ale čas a znalosti lidí. Když není vidět obsazenost, plánované dovolené, závazky u klientů a budoucí poptávka, firma snadno slíbí víc, než dokáže dodat.
Manageo pomáhá držet obchodní pipeline a kapacitní plán blízko sebe. Nová příležitost tak není jen obchodní šance, ale i otázka dostupnosti konkrétních rolí.
Schválený čas má být jasný dřív než při fakturaci.
Když se hodiny schvalují až na konci měsíce, vzniká prostor pro dohady. Konzultant si pamatuje práci jinak, klient řeší jiný rozsah a finance nemají jistotu, co je fakturovatelné.
Průběžné výkazy, schvalování, úkoly a vazba na projekt dávají práci jasný režim. U každé hodiny je vidět klient, projekt, typ práce a stav schválení.
Rentabilita klienta se pozná z provozu, ne z pocitu.
Některý klient vypadá výnosně, dokud se nezapočítají drobné konzultace, neplánované schůzky, interní příprava a práce nad rámec. Bez dat se to řeší pozdě.
Manageo pomáhá sledovat čas, úkoly, dohody a fakturaci ve vztahu k jednomu klientovi. Vedení tak vidí, kde je spolupráce zdravá a kde se kapacita ztrácí.
Výsledek scénáře
Konzultační firma získá přehled o lidech, práci a penězích v jednom provozním toku.
Lepší plánování kapacit
Obchod a delivery vidí, jestli má firma lidi pro slíbený rozsah.
Méně nevyfakturované práce
Čas, vícepráce a schválení jsou navázané na klienta a projekt.
Jasnější měsíční uzávěrka
Fakturace vychází z potvrzených výkazů a dohodnutého obchodního režimu.